Tabela przydziału odzieży roboczej – wzór, przepisy i jak ją prawidłowo sporządzić

Jeśli zatrudniasz pracowników fizycznych i zapewniasz im odzież roboczą lub środki ochrony indywidualnej, masz obowiązek sporządzenia tabeli przydziału. To nie jest formalność na papierze – to dokument który chroni Cię przed karą podczas kontroli PIP i porządkuje gospodarkę odzieżową w firmie. W tym artykule wyjaśniamy co musi się w niej znaleźć, jak ją sporządzić i co grozi za jej brak.

Co to jest tabela przydziału odzieży roboczej?

Tabela przydziału to wewnętrzny dokument zakładu pracy, który określa jaką odzież roboczą i środki ochrony indywidualnej otrzymuje pracownik na danym stanowisku, w jakiej ilości i na jak długo. Podstawa prawna to art. 237 Kodeksu pracy oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Przepisy nie narzucają jednego wzoru tabeli. Pracodawca sam ją opracowuje, ale musi to zrobić po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami. Efekt tych ustaleń to właśnie tabela norm przydziału, która staje się częścią regulaminu pracy lub osobnym zarządzeniem pracodawcy.

Co musi zawierać tabela przydziału?

Prawidłowo sporządzona tabela powinna zawierać kilka podstawowych elementów. Przede wszystkim nazwę stanowiska pracy lub grupy stanowisk, dla których określasz wyposażenie. Następnie rodzaj przydzielanego środka z oznaczeniem czy jest to odzież i obuwie robocze (oznaczane literą R) czy środek ochrony indywidualnej (oznaczany literą O). Kolejne elementy to liczba sztuk lub par przydzielanych jednorazowo oraz okres używalności wyrażony w miesiącach. Warto też dodać rubrykę na uwagi, gdzie możesz zaznaczyć dodatkowe warunki np. "do prac na zewnątrz" albo "wyłącznie przy obsłudze maszyn".

Okres używalności jest kwestią indywidualną firmy. Przepisy nie narzucają konkretnych terminów dla poszczególnych rodzajów odzieży. Ty jako pracodawca określasz ten czas realnie, biorąc pod uwagę intensywność użytkowania i warunki pracy.

Przykładowy wzór tabeli przydziału

Poniżej przykład dla trzech typowych stanowisk w firmie produkcyjnej lub magazynowej.

To jest przykład poglądowy. Twoja tabela musi odpowiadać rzeczywistym stanowiskom i warunkom pracy w Twojej firmie.

Kiedy tabela przydziału jest obowiązkowa?

Obowiązek sporządzenia tabeli dotyczy każdego pracodawcy, który zapewnia pracownikom odzież roboczą lub środki ochrony indywidualnej. Dotyczy to stanowisk, na których odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, gdzie wymagają tego wymogi technologiczne, sanitarne lub BHP, a także wszędzie tam gdzie przepisy szczegółowe nakładają obowiązek stosowania środków ochrony.

Nie ma tutaj progu zatrudnienia. Nawet przy jednym pracowniku fizycznym, któremu zapewniasz odzież roboczą, powinieneś mieć tabelę przydziału.

Czy pracownik może używać własnej odzieży?

Tak, ale tylko pod trzema warunkami jednocześnie. Pracodawca musi ustalić wykaz stanowisk, na których jest to dopuszczalne. Pracownik musi wyrazić na to pisemną zgodę. Odzież pracownika musi spełniać wymagania BHP dla danego stanowiska.

Jest jednak kilka wyjątków, gdzie używanie własnej odzieży jest bezwzględnie niedozwolone. Dotyczy to prac przy bezpośredniej obsłudze maszyn i urządzeń technicznych, prac w narażeniu na działanie substancji chemicznych lub biologicznych oraz prac w warunkach szczególnie brudzących lub niszczących odzież. Przy własnej odzieży pracodawca musi wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny w wysokości odpowiadającej poniesionym przez niego kosztom zakupu odzieży.

Ewidencja wydanej odzieży

Sama tabela przydziału to nie wszystko. Pracodawca musi prowadzić indywidualną kartotekę ewidencji przydziału dla każdego pracownika. W kartotece dokumentujesz datę wydania, rozmiar, nazwę środka i odbierasz podpis pracownika potwierdzający odbiór. Bez tej ewidencji podczas kontroli PIP możesz mieć problem z udowodnieniem, że faktycznie wyposażyłeś pracownika zgodnie z tabelą.

Ewidencja jest też ważna z innego powodu. Jeśli pracownik rozwiązuje umowę przed upływem okresu używalności odzieży, ma obowiązek ją zwrócić lub zwrócić równowartość pieniężną pomniejszoną o wartość zużycia. Po upływie okresu używalności odzież i obuwie przechodzą na własność pracownika.

Co grozi za brak tabeli przydziału?

Samo posiadanie tabeli przydziału nie jest obowiązkiem pod groźbą kary. Natomiast brak zapewnienia pracownikom odzieży roboczej lub środków ochrony indywidualnej to już wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone grzywną do 30 000 zł. Tabela przydziału jest dowodem że pracodawca świadomie wywiązał się z tego obowiązku i podczas kontroli PIP potwierdza że odzież jest dobrana do zagrożeń na danym stanowisku.

Najczęstsze błędy które inspektor PIP wyłapuje podczas kontroli to brak konsultacji zasad przydziału z pracownikami lub ich przedstawicielami, nieaktualne zasady po zmianie stanowisk pracy lub technologii, brak ewidencji wydanej odzieży lub brak podpisów pracowników potwierdzających odbiór, oraz przydzielanie odzieży bez wymaganych certyfikatów przy stanowiskach wymagających certyfikowanej ochrony.

Jak prawidłowo dobrać odzież do tabeli przydziału?

Dobór odzieży do tabeli wymaga znajomości zagrożeń na danym stanowisku. Przed sporządzeniem tabeli powinieneś przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego dla każdego stanowiska i na jej podstawie określić jakie zagrożenia wymagają ochrony. Dopiero wtedy dobrać odzież i środki ochrony z odpowiednimi certyfikatami i normami.

Przykładowo magazynier narażony na upadek przedmiotów na stopy potrzebuje obuwia z podnoskiem co najmniej S1P. Pracownik obsługujący piły lub szlifierki kątowe potrzebuje odzieży antyprzebiciowej lub co najmniej rękawic z odpowiednią klasą ochrony. Spawacz potrzebuje odzieży zgodnej z EN ISO 11611 i nie może dostać zwykłej bluzy roboczej.

W BHP Quattro pomagamy firmom dobrać odzież i środki ochrony do wymagań stanowiskowych. Jeśli nie jesteś pewien jakie certyfikaty powinna mieć odzież na konkretnym stanowisku, zadzwoń pod numer 570 168 800, doradzimy.

Jak często aktualizować tabelę przydziału?

Tabela powinna być aktualizowana zawsze wtedy gdy zmienia się technologia lub organizacja pracy i pojawiają się nowe zagrożenia, gdy wprowadzasz nowe stanowiska pracy, gdy zmieniają się przepisy dotyczące ochrony na danym stanowisku, a także po wypadkach przy pracy lub choroba zawodowej związanej z nieodpowiednim wyposażeniem.

Dobra praktyka to przegląd tabeli raz w roku przy okazji aktualizacji oceny ryzyka zawodowego.

Podsumowanie

Tabela przydziału odzieży roboczej to dokument obowiązkowy dla każdego pracodawcy zapewniającego pracownikom odzież lub środki ochrony. Powinna zawierać nazwę stanowiska, rodzaj środka z oznaczeniem R lub O, liczbę sztuk i okres używalności. Sporządza się ją po konsultacji z pracownikami i uzupełnia ewidencją wydanej odzieży z podpisami pracowników.

Jeśli dopiero tworzysz tabelę przydziału dla swojej firmy lub chcesz ją zaktualizować i nie wiesz od czego zacząć, skontaktuj się z nami. Pomagamy firmom w doborze odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej zgodnych z wymaganiami stanowiskowymi i przepisami BHP.

Artykuł przygotowany przez zespół BHP Quattro Poznań, specjalistów BHP z ponad 15-letnim doświadczeniem w doradztwie i wyposażaniu firm w odzież roboczą i środki ochrony indywidualnej.